Comprendre l’e-procurement par sa définition
E-procurement est la forme réduite de l’expression anglaise « electronic procurement ». En français facile, cela signifie « approvisionnement électronique ». Mais pour une traduction plus en phase avec la thématique, il vaut mieux parler de solution e-achat ou approvisionnement en ligne.
La définition fournie par le ministère de la Culture présente le e-procurement comme étant « la gestion centralisée des acquisitions et des approvisionnements d’une entreprise sur une plateforme électronique ».
L’on peut en effet constater que l’e-procurement s’adapte uniquement aux transactions B2B, c’est-à-dire aux achats entre entreprises. Le secteur Business To Customer (B2C) est par conséquent exclu, lui qui ne comporte que les achats personnels.
La dématérialisation de l’acte d’achat est rendue possible grâce aux plateformes électroniques et aux outils numériques sur lesquels sont domiciliées les solutions e-procurement. Les stratégies d’e-procurement interviennent sur une partie ou l’ensemble des processus Procure To Pay (P2P).
Les trois grandes phases dudit processus sont les suivantes : sélectionner les produits, envoyer les commandes et gérer la facturation et les paiements. De plus, il existe une différence entre e-procurement et e-sourcing. Le second fait référence au processus Source To Contract (S2C).
Comprendre l’e-procurement pour son fonctionnement
Parmi les étapes communes aux outils et plateformes d’e-procurement, il y a :
La sélection d’un ou plusieurs fournisseurs : votre logiciel d’achat en ligne permet de rassembler les fournisseurs pour un produit donné et de comparer les offres proposées. Mise en place des catalogues en ligne ou intégration directe des offres dans le logiciel, les avis sont partagés entre les différents acteurs.
La validation de la commande : Elle intervient après le choix du fournisseur. L’un des problèmes rencontrés est la difficulté de trouver au sein de l’entreprise les personnes ayant des compétences en matière de gestion des achats. Grâce aux solutions e-procurement, la demande d’achat est directement transmise à la personne compétente afin que ce dernier puisse la valider et lancer la procédure de commande.
Le suivi d’ordre d’achat : Il est possible de suivre en temps réel l’évolution de la commande depuis sa transmission jusqu’à la livraison. L’anticipation des prochaines étapes est tributaire d’un bon suivi du processus de livraison.
Le règlement de facture : Il est possible de connecter l’outil de gestion d’e-procurement aux systèmes comptables de votre entreprise. En outre, la signature électronique permet d’éditer facilement les factures et les bons de commande.
Le reporting des données : La simplification du reporting est la conséquence de l’enregistrement automatique des données portant sur les achats et les ventes. L’analyse de ces données favorise l’amélioration en continu des différents processus.
Comprendre l’e-procurement à travers ses principaux avantages
La centralisation et l’automatisation des interactions entre les intervenants de la chaîne, c’est ce que permet de réaliser l’e-procurement. À l’ère de la digitalisation des achats, êtes-vous de ceux qui traînent la patte, refusant le train de la modernité ? Si oui, vous changerez d’avis en découvrant les nombreux avantages de l’e-procurement, c’est une certitude. La finalité de l’e-procurement réside dans l’optimisation du processus, l’amélioration de la stratégie d’achats et leur gestion.
Premièrement, l’e-procurement permet de réaliser des économies. Une transaction standard coûte en moyenne 95 euros à l’entreprise. En optimisant la procédure avec la digitalisation de la transaction, ce coût peut être ramené à 19 euros ou moins. L’automatisation du processus et la diminution de la main-d’œuvre sont les principales raisons à mettre à l’actif de cette baisse des coûts.
Deuxièmement, l’e-procurement favorise la suppression des processus à faible valeur ajoutée. En éliminant les tâches administratives et manuelles, les équipes gagnent en rapidité et en efficacité. Par ailleurs, cette stratégie permet de diminuer de 30 à 50 % les marges d’erreur. Dans le cas d’espèces, l’automatisation concerne aussi bien l’envoi du bon de commande que la demande de validation ou le rapprochement de la facture et de la commande.
Troisièmement, l’e-procurement permet d’optimiser les délais. Que ce soit pour le passage des commandes ou pour leur validation, simplification et transparence caractérisent ces processus au sein des entreprises. Les papiers administratifs à gérer ou à classer, les relances et les temps morts disparaissent. L’on enregistre par conséquent un gain de temps dans le processus d’achat et une réduction des délais de livraison.
Quatrièmement, l’e-procurement aide à mieux maîtriser les dépenses des entreprises. En effet, l’e-procurement améliore la visibilité des entreprises sur leurs dépenses en tenant compte des engagements budgétaires. Le système de reporting permet de mieux renseigner le fichier de suivi budgétaire permettant ainsi aux donneurs d’ordre de clarifier le processus d’achat et d’y voir clair. Le contrôle des dépenses, la gestion budgétaire et l’amélioration de la stratégie d’achat gagnent en précision avec cette méthode.
Comprendre l’e-procurement en le distinguant de l’e-sourcing
Bien qu’elles soient liées de manière intime, les technologies d’approvisionnement en ligne et d’e-sourcing sont des notions parfaitement différentes. On dit d’une entreprise qu’elle utilise l’e-sourcing lorsqu’elle se sert d’informations concrètes pour sélectionner ses fournisseurs.
Généralement mises en ligne, ces informations permettent à l’entreprise de mettre en adéquation sa stratégie d’achat et l’offre de produits disponible réellement. Pour sa part, l’e-procurement fait appel à toutes les solutions qui permettent de s’approvisionner en ligne. Son positionnement fait donc suite à la mise en place d’une stratégie d’e-sourcing.
De nombreux systèmes d’approvisionnement électroniques existent à ce jour et chacun d’eux comporte des forces et des faiblesses. D’une manière générale, pour résumer la méthode e-procurement, on peut dire qu’il s’agit d’un système d’achat en ligne qui permet à un acheteur d’accéder directement à l’offre de son fournisseur et à son système d’achat.
À l’analyse, l’on constate que e-procurement et e-sourcing sont deux technologies qui se complètent. En outre, elles peuvent s’utiliser de façon complémentaire dans le but de mieux rationaliser vos achats.
L’e-sourcing ou la capacité de mieux trier vos fournisseurs
L’identification rapide des fournisseurs est le principal atout des solutions d’e-sourcing. Il s’agit de retrouver les fournisseurs à même de vous satisfaire en quantité et en qualité de produits ainsi qu’en ce qui concerne les conditions commerciales.
L’outil e-sourcing vous permet d’obtenir des informations concernant les meilleurs fournisseurs sur chaque marché. Cette assistance électronique est donc chargée de détecter, de qualifier et de sélectionner les fournisseurs qui correspondent le mieux à vos besoins en tant qu’entreprise.
De plus, l’e-sourcing vous permet d’accéder directement au réseau de fournisseurs déjà sélectionnés par l’outil. Le gain de temps offert est énorme si l’on compare à celui que vous prendra une recherche effectuée sur internet avec l’aide des moteurs de recherche.
En outre, l’outil e-sourcing procède à une préqualification des fournisseurs en leur soumettant à un questionnaire. Cette formalité permet de réunir des informations-clés pour chaque fournisseur : chiffre d’affaires, conditions de vente, RSE, livraisons, etc. La confirmation de la capacité du fournisseur à répondre aux besoins de son client est une autre étape de qualification. Il s’agit notamment des besoins en quantité, en qualité, en produits et en stocks disponibles. C’est donc un outil permettant de mieux gérer les risques et même de les anticiper.
Comment fluidifier vos achats grâce à l’e-procurement ?
Le recours à l’e-procurement vous permet de doter votre entreprise d’outils numériques très performants. Car l’objectif de ces solutions consiste à maximiser vos bénéfices. Pour les acheteurs, acquérir ces solutions contribue à simplifier le processus d’achat de votre entreprise tout en réduisant les dépenses ou les frais des transactions liées à l’approvisionnement.
En ce qui concerne les fournisseurs, les solutions e-procurement sont une porte ouverte aux nouvelles opportunités. Elles permettent par exemple d’exploiter et de développer le portefeuille client et surtout de mieux gérer la relation avec les prospects. Pour faire simple, le fait pour votre entreprise d’accéder directement au catalogue Punch Out de votre fournisseur permet d’accélérer et de fluidifier les étapes du processus d’approvisionnement, du choix des produits à la facturation.
Certains outils permettent de faire des économies sur les frais de maintenance ou d’investissement. C’est pourquoi vous ne devez pas hésiter à profiter de l’évolution des innovations digitales. Entrez dans une nouvelle ère grâce aux outils en ligne que vous offrent l’e-sourcing et l’e-procurement. Pour tout vous dire, c’est un moyen efficace pour optimiser vos opérations d’achats en faisant appel au marketing achat et à la gestion logistique.
S’agissant notamment de l’e-sourcing, ses avantages sont multiples. Parmi les plus importants, il y a la simplification des procédures à travers la mise en place des bonnes pratiques à l’efficacité et à la rentabilité avérées. L’amélioration de la gestion des dépenses pour les achats de services et le capital est un autre avantage de l’e-sourcing. Enfin, grâce à l’e-sourcing, la création des canaux de sourcing se fait avec un maximum de célérité.
Cet article n’a pas été rédigé par la rédaction de breizh-info.com
